Beirat besetzen: Passende Persönlichkeiten finden

Wenn es um die Besetzung des Beirates geht, wissen viele Unternehmer bereits genau, mit wem sie ihn besetzen möchten.

Oft haben sie dabei die üblichen Kandidaten im Kopf: den langjährigen Familienjuristen, ehemalige Führungskräfte des Unternehmens oder den pensionierten Berater der Hausbank. Naheliegend, aber häufig mit Loyalitätskonflikten behaftet und nicht ausreichend zukunftsorientiert.

Damit der Beirat einen echten Mehrwert schafft, sollten bei seiner Besetzung einige wesentliche Punkte erfüllt sein.

Lesen Sie dazu mehr, was Sie beachten sollten:

1. Familie contra Fremde klar regeln

In Bezug auf die Besetzung eines Beirats muss die Frage geklärt werden, ob und wie viele Mitglieder der Eigentümerfamilie eines Unternehmens in das Gremium einziehen sollen. Kriterien hierbei sind

die Managementstruktur (wenn die Familien in der Geschäftsführung vertreten ist, sollte sie nicht auch den Beirat dominieren), und
die Anzahl an Gesellschaftern in Relation zur Beiratsgröße (bei vielen Gesellschaftern sollte der Beirat auch mehr Mitglieder haben und die Familie auch adäquat im Beirat vertreten sein).

Generell zu beachten ist: Nur bei ausreichendem Sachverstand können Beiräte ihre Aufgaben umfassend erfüllen. Dies gilt auch für Beiratsmitglieder aus der Familie.

Mitglieder, die nicht aus der Inhaberfamilie stammen, haben den Vorteil, dass sie Strategiediskussionen objektivieren, Entscheidungen der Geschäftsführung kritischer hinterfragen als Beiratsangehörige aus der Unternehmerfamilie und die Kontrollintensität erhöhen. Sind sie unabhängig, unterliegen sie keinen Zwängen, die sich aus der Familienhistorie ergeben. Sie können auf Probleme hinweisen, die unter Verwandten aus – gut gemeinter, aber mitunter schädlicher – Rücksichtnahme verschwiegen werden.

Allerdings sollte bei externen Mandatsträgern klar sein, dass sie mit den Werten und Zielen der Firmeneigentümer konform gehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sie nicht im Sinne ihrer Auftraggeber und des Unternehmens handeln.

Je weiter sich die Inhaberfamilie aus der Geschäftsführung zurückzieht, desto wichtiger wird ihre Präsenz im Beirat. Wird das Unternehmen ausschließlich von Managern geführt, die nicht aus der Verwandtschaft der Eigentümer kommen, sollte die Familie zwingend dominierend in der Kontrollinstanz vertreten sein.

Sind zu viele Mitglieder der Familie im Beirat vertreten und ist ein Verwandter der Firmenchef, können Sitzungen des Gremiums zu einer verkleinerten Gesellschafterversammlung verkommen und sich zum Austragungsort von Familienfehden entwickeln. Wichtige Entscheidungen werden dann blockiert, wenn sich die miteinander im Konﬂikt stehenden Parteien nicht einigen können. Außerdem wächst die Gefahr, dass die nicht im Beirat tätigen Gesellschafter von wichtigen Informationen abgeschnitten und nur begrenzt in richtungsweisende Pläne einbezogen werden. Aus diesen Gründen sollte die Kontrollinstanz mit einem Familienmitglied als Geschäftsführer fremddominiert sein.

Wichtig: Wer im eigenen Netzwerk nach Kandidaten sucht, sollte sich nicht von Freundschaft und Verbundenheit lenken lassen, sondern auf den Erfahrungshorizont des jeweiligen Kontakts schauen.

2. Darauf achten, dass es nur die Besten in den Beirat schaffen sollten

Damit der Beirat seine Aufgaben effektiv und efﬁzient wahrnehmen kann, sollten die relevanten fachlichen Qualiﬁkationen individuell auf die Bedürfnisse und strategischen Ziele des Unternehmens zugeschnitten und deﬁniert werden.

Fachliches Mindestwissen zur Beurteilung der Finanz-, Ertrags-, Liquiditäts- und Risikolage
Sachverstand zum Markt- und Wettbewerbsumfeld des Unternehmens
Allgemeines Branchenwissen
Breite Erfahrungen in Familienunternehmen, Managementkenntnisse und Routine als Führungskraft

Hinzu kommt, dass Charakterstärke Trumpf ist im Beirat: Die Beiratsmitglieder sollten besondere Persönlichkeitsmerkmale mitbringen, damit sie ihr Mandat nicht als „Ja-Sager“ ausüben oder gar missbrauchen.

Integrität, Objektivität, Offenheit, Sorgfältigkeit, Verantwortungsbewusstsein
Mut zu Veränderungen, Bereitschaft zu einer konstruktiven Zusammenarbeit und persönliches Engagement
Konﬂiktfähigkeit und Motivation
Rückrat, um die Strategien, Visionen sowie auch unangenehme Entscheidungen im Sinne einer bestmöglichen Zukunft für die Besitzer und Mitarbeiter durchzusetzen

3. Auch Anforderungen an die Beiräte aus der Familie stellen

Klar ist, dass fachliche und persönliche Mindestanforderungen auch für Beiratsmitglieder gelten müssen, die aus dem Kreis der Familie stammen, der die Firma gehört. Natürlich haben diese ein besonders ausgeprägtes Interesse, dem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. Doch der Wille allein genügt nicht.

Auch diese Personen sollten bestimmte Vorgaben erfüllen, die ebenso wie ihre Rolle im Beirat deﬁniert sein sollten. Die Ansprüche an ihre Fachkompetenz können durchaus niedriger sein als die Anforderungen an externe Kandidaten. Die Abstammung allein kann und darf jedenfalls kein ausschlaggebendes Kriterium sein.

4. Der Mix muss stimmen

Damit in der Beiratsarbeit möglichst viele unterschiedliche Themen angesprochen und beleuchtet werden können, sollte der Beirat aus Personen mit verschiedenen Erfahrungen, Qualiﬁkationen und speziﬁschem Fachwissen zusammengesetzt sein.

Abhängig von den Beiratsaufgaben sollte für jedes einzelne Kernkompetenzgebiet, auf das das Unternehmen besonders großen Wert legt, mindestens ein Kenner der Materie vertreten sein.

Auf alle Fälle sollte auf Vielfalt im Beirat geachtet werden. Ein Mix aus jungen und älteren Menschen, Führungskräften und Ex-Managern, Männern und Frauen schafft Raum für verschiedene Sichtweisen aus unterschiedlichen Lebenshintergründen.

Aber wie auch sonst im Leben: Man sollte es nicht übertreiben. Sind die Mitglieder des Beirats zu unterschiedlich, kann das die Arbeit und die Entscheidungsﬁndung negativ beeinﬂussen.

Profi-Tipp

Fachwissen und ein integrer Charakter sind für die Auswahl der Beiratsmitglieder ausschlaggebend. Es ist aber auch nichts dagegen einzuwenden, ein Mitglied in den Beirat zu holen, der „Out-of-the-box“-Denke mitbringt. Ein Typ, der Kompetenzen mit schrägen Ideen kombiniert und überraschende Fragen stellt, kann für positiven Wirbel sorgen. Doch er darf kein Querulant sein. Dann geht die Personalie, wie man so schön sagt, nach hinten los.

5. Unabhängigkeit und Verschwiegenheit sind Trumpf

Grundsätzlich muss der Beirat in seiner Gesamtheit dem Unternehmensinteresse dienen. Folgende Aspekte schränken die Unabhängigkeit und damit Leistungsfähigkeit des Beirats und seiner Mitglieder ein:

Die beruﬂiche Tätigkeit oder die Ausübung eines Beiratsmandats bei Wettbewerbern: Vertrauliche Informationen könnten weitergegeben oder Entscheidungen so getroffen werden, dass sie eher dem Konkurrenten dienen.
Eine persönliche Verbindung zur Geschäftsführung: Durch die Rücksichtnahme auf den Auftraggeber könnten Beiratsmitglieder Personalentscheidungen zugunsten von Protagonisten treffen, mit denen sie sympathisieren.
Das Gewähren von persönlichen Vorteilen über die Bagatellgrenze oder die Wesentlichkeitsschwelle hinaus, wie zum Beispiel Vergünstigungen beim Bezug von Waren aus dem Unternehmen oder das Ausnutzen von Lieferantenkonditionen. Dadurch kann die Sensibilität für das Aufdecken von Fehlverhalten beeinträchtigt werden.
Das Ausüben eines Prüfungs- oder Beratungsmandats, das einen Großteil der Einnahmen des Beiratsmitglieds darstellt: Hat der beauftragte Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt einen Sitz im Beirat und zugleich Aufträge des Unternehmens, wird er weniger intensiv kontrollieren oder auch gerne ein Auge zudrücken.
Rollenkonﬂikte bei Personengruppen, die mit dem Unternehmen Geschäftsbeziehungen pﬂegen: Dazu zählen Vertreter hauseigener Banken, Lieferanten, Kunden und sonstige Geschäftspartner des Unternehmens. Sie werden im Konﬂiktfall eher im Sinne ihres Arbeitgebers als im Sinne der Gesellschafter entscheiden, die sie in ihren Beirat geschickt haben.
Mangelnde Integrität, wenn einzelne Beiratsmitglieder ihren persönlichen Interessen Vorzug geben und Informationen persönlich ausnutzen.
Die Besetzung des Aufsichtsrates mit Arbeitnehmervertretern, die die Arbeitnehmerinteressen vertreten und ihre Entscheidungen daran ausrichten werden.
Die Entsendung eines Stammesvertreters oder familienfremden Gesellschafters: Er wird die Interessen seines Auftraggebers berücksichtigen.

Wenn diese Punkte beobachtet werden, sollte das angesprochen werden und ggf. auch das Beiratsmitglied ausgetauscht werden.

6. Aus meiner Erfahrung...

…zeigt sich im Beratungsprozess häufig, dass Unternehmer ihre ersten Besetzungsvorschläge noch einmal kritisch hinterfragen und die Zusammensetzung des Beirates neu denken.

Meine Empfehlung: Erwarten Sie nicht, dass von Beginn an alles perfekt funktioniert. Bis die richtige Zusammensetzung gefunden ist, sich die Mitglieder in ihre Rolle eingearbeitet haben und ein passender Sitzungsrhythmus etabliert ist, vergeht Zeit. Zudem bedeutet die Arbeit mit einem Beirat oft einen tiefgreifenden Wandel, und das insbesondere für Firmengründer, die sich schrittweise aus dem operativen Geschäft zurückziehen.

Wer dieses Projekt strukturiert, mit klaren Erwartungen und ohne unnötigen Zeitdruck angeht, wird belohnt: Spätestens nach zwei Jahren kann ein gut besetzter Beirat zu einem echten strategischen Mehrwert für Unternehmen und Inhaberfamilie werden.

Lesen Sie dazu auch die folgenden Beiträge:

Wenn Sie den nächsten Schritt gehen möchten

Gerne begleite ich Sie auf diesem Weg: von der Konzeption über die Auswahl geeigneter Persönlichkeiten bis hin zur erfolgreichen Etablierung Ihres Beirates.

Wenn Sie erfahren möchten, wie ich bei der Einrichtung oder Weiterentwicklung eines Beirats vorgehe und welche Schritte in Ihrer konkreten Situation sinnvoll sind, dann informieren Sie sich über meine Beiratsberatung für Familienunternehmen oder nehmen Sie direkt Kontakt mit mir auf.

Quelle: Der Beirat von Alexander Koeberle-Schmid
ISBN 978-3-95601-118-4