Family Office: Was es tun und lassen sollte

Family Office gründen oder Multi Family Office nutzen?

Hat eine Inhaberfamilie ihr Unternehmen verkauft oder möchte sie ihr Familienvermögen professionell verwalten, kann sie ein eigenes Family Office gründen oder sich einem Multi Family Office anschließen. Manche Family Officer managen aktiv ein Aktienportfolio, andere gewährleisten Controlling und Reporting des Vermögens.

Vermögen betreuen: Kernaufgabe des Family Office

Ein Family Office produziert nichts; es legt das Vermögen einer oder mehrerer Familien an und kontrolliert dessen Entwicklung. Zielkonflikte müssen vermieden werden: Ein guter Family Officer ist im Sinne der Inhaberfamilie incentiviert und handelt ausschließlich in deren Interesse.

Aufgaben klar definieren

Die Familie legt fest, wofür das Family Office verantwortlich ist – und wofür nicht. Erwartungen der Vermögensträger und die gewünschte Betreuungsintensität bestimmen den Umfang. Individuelle Leistungen (z. B. private Zahlungsabwicklung oder Steuerfragen) können zu individuellen Kosten führen.

Mögliche Aufgaben eines Family Office

Vermögensmanagement und Anlagestrategie
Vermögensbuchhaltung, Controlling und Berichterstattung
Recht, Steuern und Vermögensnachfolge koordinieren
Family-Governance-Maßnahmen (z. B. Familientage, Fortbildungsseminare, Family Venture Funds)
Management des gemeinnützigen Engagements
Privatangelegenheiten und Concierge-Services

Wirtschaftlichkeit entscheidet: Leistungen, die externe Expertinnen/Experten schneller und günstiger erbringen, sollten durch das Family Office koordiniert, aber nicht intern erbracht werden. Fokus auf Aufgaben mit eigener personeller oder technischer Kompetenz.

Rolle und Verantwortung des Family Officers

Der Family Officer organisiert das Family Office gemäß der vereinbarten Aufgaben. Seine Rolle ähnelt der eines Geschäftsführers: Finanzen steuern, Risiko und Compliance präsent halten sowie Qualität von Reporting und Controlling sicherstellen. Je nach Expertise betreut er zusätzlich Vermögenswerte (z. B. Immobilienmanagement, Direktbeteiligungen über Verwaltungsratsmandate). Dabei behält er das Gesamtportfolio im Blick und stimmt Anlagestrategie und Assetallokation mit der Familie bzw. den einzelnen Vermögensträgern ab.

Handlungsspielräume festlegen

Klare Verantwortlichkeiten sichern effiziente Entscheidungen. Es ist zu definieren, welche Investments der Family Officer selbst tätigen darf und wo Zustimmung der Vermögensinhaber nötig ist. Zielkennzahlen für Gesamtstrategie und je Assetklasse geben den Rahmen vor.

Strategie-Check: zentrale Fragen für die Familie

Streben wir ein sicheres Portfolio an – oder setzen wir bewusst auf Risiko?
Reicht gemäßigtes Wachstum (Kosten/Inflation) – oder wollen wir starkes Wachstum?
Benötigen wir hohe Ausschüttungen – oder genügt eine niedrige Ausschüttung?
Investieren wir langfristig – oder brauchen wir hohe Flexibilität?
Kontrollieren wir Beteiligungen aktiv – oder steuern wir passiv über Zahlen?

Diese Fragen beantwortet die Familie – nicht der Family Officer. Im Single Family Office sollte der Officer Entscheidungen einfordern, falls sie nicht vorliegen. Im Multi Family Office müssen Betreuende diese Themen systematisch abfragen und regelmäßig abstimmen.

Regelmäßige Überprüfung vermeiden Zielkonflikte

Es ist empfehlenswert, Aufgaben und Handlungsspielräume des Family Office sowie der Mitarbeitenden regelmäßig unabhängig prüfen zu lassen. So bleibt gewährleistet, dass keine Zielkonflikte zwischen Familie und Family Office entstehen und die Interessen aller Vermögensträger gewahrt werden.